De bedrijfsvoering van Gemeente Utrecht is ingericht op het zo optimaal en effectief mogelijk uitvoeren van de bedrijfsstrategie en de doelen die gesteld zijn om gemeentelijke opgaven te realiseren. We leveren dagelijks producten en diensten om uitvoering van de primaire processen mogelijk te maken.
Organiseren rond opgaven
Organisatieontwikkeling en de schaalsprong van de stad
De groei van de stad zet zich voort en is van invloed op het werk en de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie. In 2022 werkten we aan het vergroten van de realisatiekracht.
De gemeentelijke organisatie werkt opgavegericht; de opgaven in de stad zijn leidend in het werk. Door de continue aandacht voor de opgaven leren de medewerkers elkaars werk beter kennen, weten ze elkaar te vinden en kunnen ze beter samenwerken.
Versterking bedrijfsvoering
Vergroting van de realisatiekracht realiseren we met het in 2019 gestarte programma ‘Versterking Bedrijfsvoering”. Het programma zet in op het realiseren van vijf procesmatige bewegingen:
- van focus op aparte organisatieonderdelen naar een blik op het geheel;
- van zicht op doelmatigheid naar zicht op doeltreffendheid;
- van reactieve naar proactieve dienstverlening;
- van het maken van Planning & Control-producten als doel op zich, naar continu weten, analyseren en handelen;
- van focus op geld naar focus op inhoud.
Om de voortgang te borgen, zetten we twee sturingsmechanismen in, te weten de overheadsystematiek en de strategische bedrijfsvoeringsagenda. Beide mechanismen werken we in het vervolg van deze paragraaf nader uit.
Overheadsystematiek
Bij zowel het coalitieakkoord als bij de begroting zijn de kosten van de bedrijfsvoering meegegroeid met de extra apparaatslasten.
Strategische bedrijfsvoeringsagenda
De Strategische Bedrijfsvoeringsagenda biedt een handzaam overzicht van de meest relevante projecten en programma's binnen de bedrijfsvoering. De agenda helpt om continu en dynamisch te blijven prioriteren. Daardoor ontstaat zicht op het geheel van prioriteiten en monitoren we de ontwikkeling van de agendapunten en sturen (waar nodig) bij.
De belangrijkste thema's in 2022:
- balans in personele capaciteit: intern en extern
- communicatie en marketing van de stad
- werken 3.0
- digitale stad
- weerbare en integere organisatie
- doorontwikkeling control
- projectbeheersing
- verbeteren P&C-cyclus
- collegewissel 2022
Met de Strategische Bedrijfsvoeringsagenda geeft de gemeente Utrecht ook invulling aan ambities op het gebied van maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering. We vinden het belangrijk om onze bedrijfsvoering in te richten met oog voor mens en maatschappij.
Thema’s die hier in 2022 onder vielen zijn:
- doelmatig inkopen en maatschappelijke doelstellingen
- ontwikkeling naar een meer diverse en inclusieve organisatie
- vergroting van duurzame inzetbaarheid van medewerkers
Op de volgende pagina's behandelen we thema's van de Strategische Bedrijfsvoeringsagenda en de thema's rondom maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering. Deze paragraaf bedrijfsvoering eindigt met doelstellingen uitgedrukt in kwantitatieve indicatoren, gevolgd door de verplichte BBV-indicatoren.
Strategische bedrijfsvoeringsagenda
Zoals in de inleiding is aangegeven zal er per thema uit de strategische bedrijfsvoeringsagenda een toelichting worden gegeven.
Balans in personele capaciteit: intern en extern
Het uitgangspunt bij de inzet van medewerkers was ook in 2022 dat we regulier en structureel werk uitvoeren met eigen medewerkers. Bij ontstane vacatures zoeken we om die reden zoveel mogelijk naar geschikte kandidaten die al in dienst zijn of in dienst komen van de gemeente. Alleen in situaties van ‘piek en ziek’, specialistische expertise en bij niet-invulbare vacatures wordt de benodigde capaciteit ingehuurd. Dit sluit naadloos aan op het uitgangspunt in het coalitieakkoord van juni 2022 met ‘vast contract voor vast werk’. We werken continu aan een complete, stevige en deugdelijke organisatie die de ambities voor de stad kan waarmaken. Uitdagingen op het gebied van de krappe arbeidsmarkt, relatief hoog ziekteverzuim en extra taken zorgden er echter voor dat in 2022 inhuur onoverkomelijk was.
Inhuurplafond
In de Programmabegroting 2022 is het uitgaveplafond voor inhuur (het ‘inhuurplafond’) vastgesteld op 57,9 miljoen euro. Met daarnaast ook inhuur voor onvoorziene taken, zoals corona en de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne.
In de eerste en tweede bestuursrapportage is aangegeven dat op basis van onder andere de krapper wordende arbeidsmarkt, het hoge ziekteverzuim en de toename van extra werkzaamheden een overschrijding van dit inhuurplafond te verwachten was. Op basis van de prognoses van dat moment kwamen we daarbij uit op een verwachtte inhuur van 66,2 miljoen euro. Dit is 15,2% van het totaal aan loon- en inhuurkosten. Inmiddels is duidelijk dat er 64,8 miljoen euro aan gerealiseerde inhuur heeft plaatsgevonden. Naast 3,9 miljoen euro voor corona en de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne.
Maximum inhuur in functies t/m schaal 9
De raad heeft in 2018 een amendement ingediend om het aantal ingehuurde medewerkers in de functies t/m salarisschaal 9 per 2022 te maximaliseren tot 10% van de formatie (Amendement 52A). De achtergrond van het amendement is te voorkomen dat er veel gebruik wordt gemaakt van tijdelijke functies. De realisatie eind 2022 is uitgekomen op 8,2%.
Communicatie en marketing van de stad
Het jaar 2022 stond voor Utrecht in het teken van een aantal feestelijke gebeurtenissen, met de viering van de singel die weer rond is, La Vuelta en Utrecht 900. Deze evenementen hebben we communicatief ondersteund. We zijn aan de slag gegaan met de vertaling van het nieuwe coalitieakkoord naar onze dagelijkse werkzaamheden. Het coronavirus vroeg minder aandacht. Wel hebben we de opvang van vluchtelingen communicatief ondersteund. En einde zomer hebben we ons communicatief volop ingezet voor de versnelde toewijzing huisvesting statushouders.
In 2022 hebben we in samenwerking met de EBU en de stuurgroep Regionale Positionering stappen gezet in de regionale herpositionering. Het regionale merk-DNA is vastgesteld en er is nader onderzoek uitgevoerd om de nieuwe positionering met data te onderbouwen. Ook hebben we de organisatie ondersteund met het ontwikkelen van een logo voor de Metropoolregio Utrecht. De lobby richting Rijk is versterkt en ondersteund met communicatiestrategieën met uitingen in zowel regionale als nationale media. Verder is de meerjarenopdracht aan Utrecht Marketing het afgelopen jaar tot stand gekomen. We zijn inmiddels in de afronding van het eerste jaarplan van deze nieuwe samenwerkingsperiode.
Het onderzoek om meer inzicht te krijgen in de doelgroep jongeren die eenzaam zijn, is afgerond. In 2022 zijn we gestart met het digitoegankelijk maken van onze interne applicaties (dit doen we al bij onze externe middelen). Om de integrale samenwerking binnen de gemeentelijke organisatie te stimuleren, hebben we de overstap voorbereid van vijf naar één gemeentelijk intranet. Tot slot zetten we in op de doorontwikkeling en inbedding van de leidraad gebiedscommunicatie. Deze geeft richting aan hoe we in elke gebiedsopgave op de 'Utrechtse' manier(en) communiceren en sluit aan op het Utrechts Plan Proces en bij de aanpak ‘Samen Stad Maken’.
Werken 3.0
Werken 3.0 faciliteert en ondersteunt dat wij hybride en gezond kunnen samenwerken aan de opgaven van de stad. De opgave is bepalend voor waar en hoe je werkt. We zorgen stapsgewijs voor meer variatie en keuze in die voorzieningen, zowel voor thuis als op kantoor: een goed ingerichte thuiswerkplek, een laptop om veilig op te kunnen werken, stilte- en videobelplekken op kantoor evenals faciliteiten om samen te werken en te vergaderen.
In 2022 zijn de volgende zaken gerealiseerd:
- Opnieuw is er een werkstijlonderzoek (onderzoek naar hoe je het beste je werk kan uitvoeren) uitgevoerd onder alle medewerkers. De resultaten zijn vergelijkbaar met die van het eerste onderzoek eind 2020 en bevestigen de ingeslagen weg.
- Nieuw vlekkenplan vastgesteld ten behoeve van de indeling van organisatieonderdelen in het Stadskantoor.
- Er is een visie op de herinrichting van het Stadskantoor ontwikkeld.
- De visie op het stadhuis is ontwikkeld en vastgesteld (Visie Huis van de stad).
- Thuiswerkvergoeding is geïntroduceerd.
- Uitbreiding thuiswerkplek met zit/sta-bureaus, dockingstations en verlichting.
- Laptops uitgeleverd aan 85% van de medewerkers (de overige 15% blijft werken op vernieuwde vaste computers).
- Invoering van nieuwe digitale samenwerkingsomgeving en applicaties op beheerde laptop.
Digitale Stad
Digitalisering speelt in nagenoeg al onze maatschappelijke opgaven een rol. Om maximaal gebruik te kunnen maken van de kansen die dit biedt, werken we vanuit de Visie digitale stad 2021-2025 in vijf sporen. Middels de raadsbrief actieagenda Digitale stad 2023 is uw raad op de hoogte gebracht van de voortgang van het programma. We lichten hier kort de belangrijkste onderwerpen met betrekking tot de bedrijfsvoering toe:
- Cloudtransitie: In 2022 is h et volledige netwerk van de gemeente Utrecht gemoderniseerd. De cloudomgeving is ingericht en kan in bedrijf worden genomen.
- Common Ground/Klantgericht werken in Ketens: De technische platforms zijn in 2022 in gebruik genomen. De eerste toepassingen voor processen van rondom werk en voor het doen van meldingen in de openbare ruimte zijn in gebruik genomen. Toepassingen voor vastgoedbeheer en bestuurlijke besluitvorming zijn in de testfase.
- Gegevensbescherming: In 2022 zijn twee oefeningen gehouden op het gebied van bedrijfscontinuïteit en zijn de noodzakelijke plannen geüpdatet. Alle organisatieonderdelen hebben de belangrijkste risico's in kaart gebracht.
- Versterken stelsel informatiebeheer: We hebben het programma Open Utrecht en Informatiebeheer gelanceerd, met als een van de doelen om ons informatiebeheer sterk te verbeteren en op duurzame wijze te borgen in de organisatie.
- Grondrechten en ethiek: We hebben ruim 105 Uthiek Assessments uitgevoerd in 2022. Het beleidskader algoritmen is bijna gereed en zal begin 2023 worden gepresenteerd. Het betreft hier een samenwerking tussen het ministerie van Binnenlandse Zaken en de G4-gemeenten.
Weerbare organisatie
In 2022 ontwikkelden en stelden we beleid vast voor verscherpte screening van medewerkers, en is gestart met de implementatie. We hebben een inventarisatie van kwetsbare functies uitgevoerd en er is een nieuw handvat ontwikkeld voor het melden van nevenwerkzaamheden. In meerdere organisatieonderdelen hebben we extra aandacht gegeven aan intern ongewenst gedrag. In dat kader zijn vijf nieuwe vertrouwenspersonen geworven.
Verder stelden we het protocol Veilige Publieke Dienstverlening vast. Dit is geïmplementeerd bij Publiekszaken, Werk & Inkomen en Wijken. Daarnaast sloten we een contract met een externe opleider voor het verzorgen van de trainingen ‘omgaan met normoverschrijdend gedrag'. Ook hebben we besloten om de beveiligers in eigen dienst te nemen.
Op basis van een Dreiging & Risico Assessment hebben we extra beveiligingsmaatregelen genomen in het Stadhuis. Ook is er een Dreiging & Risico Assessment uitgevoerd voor het Stadskantoor. Dit in samenwerking met de CISO voor de integrale aanpak met informatiebeveiliging (rekenkamerrapport ‘Zo sterk als de zwakste schakel’).
In 2022 hebben we de kwetsbaarheden van de BHV-organisatie geïnventariseerd (onder andere naar aanleiding van het nieuwe werken). Daarop hebben wij maatregelen genomen ter verbetering en zijn we gestart met de uitvoering hiervan.
We hebben een weerbaarheidsscan uitgevoerd bij de afvalscheidingsstations van Stadsbedrijven, wat geleid heeft tot een integraal advies aan maatregelen voor safety & security, integriteit en veilige publieke dienstverlening. Daarnaast hebben we bij OOV een inventarisatie op dit gebied afgerond. Op basis hiervan is een plan van aanpak opgesteld dat is ingebracht in het MT-OOV, waaraan uitvoering zal worden gegeven.
Doorontwikkeling control
In 2020 is een nieuwe visie op control vastgesteld. De kern van deze visie is dat we control gemeentebreed verder professionaliseren door zowel centraal (concerncontrol) als decentraal (businesscontrol) de focus van control expliciet te verbreden naar de strategische doelstellingen (doen we de goede dingen) en de brede bedrijfsvoering (niet alleen financieel). In 2022 hebben we verdere stappen gezet om meer in lijn met de nieuwe visie te werken. Het betreft stappen op het niveau van de organisatieonderdelen (businesscontrol) en op concernniveau (concerncontrol). Om te kunnen werken met focus en de juiste prioritering is in 2022 ingezet op een aantal doorbraakdossiers gericht op de:
- Structuur (formele organisatie, beleggen taken en verantwoordelijkheden, bevoegdheden)
- Processen (P&C-cyclus, administratieve processen)
- Applicaties en methodes (financiële/administratieve systemen, data gestuurd werken)
- Personeel (competenties, capaciteit, opleidingsniveau en ervaring)
- Cultuur en Managementstijl (gedeelde waarden)
Op het gebied van opleidingen en competenties zijn stappen gezet door het opzetten van een opleidingsprogramma in samenwerking met de Erasmus Universiteit en de G4 en het aanbieden van een permanent opleidingsprogramma. In de structuur is de taakverdeling tussen het bedrijfvoeringsonderdeel concerncontrol en de organisatieonderdelen verhelderd. Het ontvlechten van de financiële en controlfunctie vraagt tijd en aandacht. Het doorbreken van een jarenlange praktijk - terwijl de winkel openblijft – in combinatie met personele wisselingen maakt dit complex. Ten aanzien van het ontsluiten van goede managementinformatie (applicatie en methodes) wordt vordering gemaakt. Het management is nauw betrokken bij de doorontwikkeling en positionering van control en gedurende het jaar zijn bijeenkomsten georganiseerd voor businesscontrollers en controllers op concernniveau om tot gedeelde waarden en heldere werkafspraken te komen.
Voorbereiding rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf verslagjaar 2023 is het college verplicht om een rechtmatigheidsverantwoording af te geven over de naleving van wet- en regelgeving ten aanzien van financiële beheershandelingen. Verslagjaar 2022 is gebruikt om proef te draaien en de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording verder te verbeteren. De rechtmatigheidsverantwoording wordt onderbouwd met behulp van controleprogramma’s opgesteld en uitgevoerd door de verschillende organisatieonderdelen van de gemeente. Concernaudit heeft twee beoordelingen uitgevoerd met betrekking tot de kwaliteit van deze controleprogramma’s en de uitvoering hiervan. Deze beoordelingen hebben geleid tot verbeterpunten die door de organisatieonderdelen grotendeels zijn opgepakt.
Projectbeheersing
Het jaar 2022 is het eerste jaar dat we hebben gewerkt met de Regeling Risicovolle Projecten. Dit heeft geleid tot goede gesprekken met de raad over de beheersing van de grote projecten. Inmiddels richten we ons ook meer tot de andere projecten. In 2022 hebben de organisatieonderdelen die veel ruimtelijke projecten hebben een implementatieplan opgesteld en is gestart met de implementatie. Ook zijn er in 2022 afspraken gemaakt over de borging van de projectbeheersing. Dit wordt in 2023 verder vormgegeven.
Verbeteren P&C-cyclus
Bij het verbeteren van de P&C-cyclus heeft de nadruk in 2022 gelegen op de leesbaarheid van de begroting. Hierbij is intensief samengewerkt met de adviescommissie C&F. Dit heeft geresulteerd in een andere opzet van de programma’s in de begroting 2023. Aan het einde van het jaar is direct gestart met de verdere verbeteringen voor de begroting 2024, waarbij de nadruk zal liggen op het verbeteren van de stuurbaarheid.
Collegewissel 2022
In maart 2022 waren de gemeenteraadsverkiezingen. In de periode daarna zijn door een aantal politieke partijen (GL, D66, PvdA, CU, S&S) coalitieonderhandelingen gevoerd en is een coalitieakkoord gesloten voor de bestuursperiode 2022-2026. In juni 2022 is een nieuw college van burgemeester & wethouders (B&W) geïnstalleerd.
Direct na de raadswissel is aan de nieuwe gemeenteraad een ambtelijk overdrachtsdossier aangeboden. Tijdens de inwerkperiode van de nieuwe raad zijn de raadsleden op het stadskantoor ontvangen om kennis te maken met de werkzaamheden van de gemeentelijke organisatie. Tijdens de coalitieonderhandelingen zijn 70 sets vragen beantwoord die door de onderhandelaars aan de organisatie zijn gesteld. Voor de kandidaat-wethouders is een integriteitsscreening uitgevoerd. Na de installatie in juni stonden voor het nieuwe college ondersteuningsteams klaar, waren overdrachten en inwerkprogramma’s beschikbaar en waren ICT-voorzieningen en werkomgeving in gereedheid gebracht. Ook is een afscheidsreceptie georganiseerd voor de vertrekkende wethouders.
De wethouders hebben na de collegewissel kennisgemaakt met de organisatie, met de stad en regio en met onderwerpen uit de portefeuille. Het college als geheel legt voor bredere kennismaking op diverse thema’s werkbezoeken af.
Maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering
Zoals in de inleiding is aangegeven zal er per thema met betrekking tot maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering een toelichting worden gegeven.
Doelmatig inkopen en maatschappelijke doelstellingen
Zowel op het gebied van rechtmatig als doelmatig inkopen wordt ingezet op een verdere verbetering en borging in de inkooporganisatie. Inkoop is immers een belangrijk instrument om invulling te geven aan de ambities uit het coalitieakkoord. Om onze maatschappelijke doelstellingen gemeentebreed nog beter te bereiken, is in 2022 gestart met de voorbereidingen voor het nieuwe Maatschappelijk Verantwoord Opdracht geven en Inkopen actieplan (voorheen Maatschappelijk Verantwoord Inkopen).
Ieder kwartaal rapporteren we vanuit inkoop op maatschappelijke inkoopdoelstellingen als Social Return on Investment (SROI), Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) en circulair in 2022. Als input voor deze rapportage gebruiken we alle aanbestedingsaanpakken die zijn behandeld in de Tactische tenderboards (het betreft alle inkopen vanaf 0,1 miljoen euro voor diensten en leveringen en alle werken vanaf 0,5 miljoen euro). Voor SROI betreft dit de bekende en geregistreerde contracten boven 0,1 miljoen euro.
Binnen de gemeente werken we aan het verhogen van de kwaliteit van de data die nodig zijn om zo doelmatig mogelijk in te kopen. Zo is er in 2022 een aanbestedingsplatform geïmplementeerd om het interne proces verder te verbeteren en zo eenvoudiger de juiste informatie te genereren.
We rapporteren aan de directie over het aantal afwijkingen en uitzonderingen van het aanbestedingsbeleid ten aanzien van de Europese aanbestedingsregels en de door inkoop gefaciliteerde inkoopbesparingssuccessen, waarmee we onze doeltreffendheid aantonen.
Net als voorgaande jaren was in 2022 de blik meer gericht op ‘buiten’ en staan wij in contact met de marktpartijen. Zo worden marktpartijen geïnformeerd via een inkoopplanning en specifieke themabijeenkomsten, zijn marktconsultaties veelvuldig toegepast en is er ieder kwartaal de inkoopplanning gepubliceerd op Utrecht.nl om leveranciers op de hoogte te brengen van komende aanbestedingen. Daarnaast hebben we een database gelanceerd waarop leveranciers zich aan kunnen melden om in beeld te komen bij de gemeente Utrecht als potentiële leverancier. De organisatie is in verandering van reactief naar proactief.
Naar een meer diverse en inclusieve organisatie
Ook in 2022 merkten we dat het werken aan inclusie en diversiteit (I&D) de gehele organisatie uitdaagde. Iedereen is betrokken, ongeacht rol, positie, arbeidsbeperking of (culturele) achtergrond.
Het verkennende onderzoek naar institutioneel racisme was daar een voorbeeld van. Al toonde het onderzoek geen institutioneel racisme aan binnen de gemeentelijke organisatie, wel constateerden de onderzoekers een aantal signalen en risico’s. In 2022 gingen we hiermee aan de slag. Zie hiervoor de raadsbrief rapportage onderzoek institutioneel racisme . Een uitgebreide toelichting op de organisatiebrede aanpak op I&D is te vinden in het document met de Contouren van de Organisatiebrede aanpak Inclusie en Diversiteit en de begeleidende raadsbrief uit december 2022.
In 2022 werkten we verder aan het inzetten op een veilige en inclusieve organisatie, door trainingen, webinars en masterclasses over inclusief leiderschap te organiseren als onderdeel van het management development programma. Inclusie en diversiteit is sinds 2022 onderdeel van onze onboarding voor alle nieuwe medewerkers.
In 2022 zetten we ons in voor een meer diverse organisatie. Dit deden we door meer aandacht voor I&D in werving en selectie, inzet op inclusieve vacatureteksten en I&D-training voor recruiters. Ook maakten we werk van het aantrekken van middelbaar beroepsonderwijs (mbo)-stagiairs en collega’s met een arbeidsbeperking. Voor dit laatste thema bezochten we in 2022 ‘Ontmoet- en Groetbijeenkomsten’ om kandidaten gericht te kunnen matchen op vacatures in de organisatie. En maakten we succesvol gebruik van ‘jobcarving’ om kandidaten met een arbeidsbeperking te plaatsen op vacatures.
In 2022 keken we ook naar onze inclusieve communicatie met de stad. We werkten aan communicatie die aansluit op de verschillende leefwerelden en verschillen tussen (groepen) mensen. Daartoe voerden we in 2022 een quickscan Inclusieve communicatie uit. Op basis van de uitkomsten vergroten we kennis en bewustwording bij medewerkers en faciliteren we het werk (onder andere door het inclusiever maken van de beeldbank).
Duurzame inzetbaarheid van medewerkers
Met Duurzame Inzetbaarheid zetten we in op het versterken van de vitaliteit, het vakmanschap alsook het verandervermogen van onze medewerkers.
In dat kader zijn in september, als onderdeel van de Utrechtse Aanpak voor Verzuim, een vijftal inzetbaarheidsspecialisten aangesteld met als doel het ziekteverzuim terug te dringen. Door meer grip te krijgen op de vaak complexe verzuimcases en de kennis hierover ‘in huis’ te houden, vermindert de afhankelijkheid van externe partners en kunnen we de verzuimprocessen beter borgen.
In 2022 waren geldzorgen door stijgende energieprijzen en inflatie een belangrijk thema. Daarom hebben we, in samenwerking met het al bestaande personeelsfonds waar medewerkers met geldzorgen of schulden terecht kunnen, financiële bijeenkomsten (‘Apk’s’) voor medewerkers georganiseerd. Hier is door ongeveer 20 medewerkers gebruik van gemaakt. De mogelijkheden om geldproblemen te verlichten en hoe hulp en advies te krijgen zijn meerdere keren gecommuniceerd naar leidinggevenden en medewerkers.
Ten aanzien van leren en ontwikkelen (vakmanschap en verandervermogen) van onze medewerkers hebben we in 2022 een gemeentebrede visie met als titel Samen Werkend Leren vastgesteld. Hierin benadrukken we de verschillende vormen van leren en ontwikkelen: naast workshops en trainingen, ook het leren van en met elkaar in het dagelijks werk. Het doel is dat medewerkers de opgaven van de stad goed kunnen blijven ondersteunen. Dit doen we door centraal aanbod te organiseren (bijvoorbeeld onboarding, management development, traineeships en online leren), door gezamenlijk leer- en ontwikkelaanbod in te zetten op strategisch inhoudelijke thema’s (zoals helder en integraal adviseren, weerbaarheid, Direct Duidelijk communiceren) en door een goede, continue dialoog tussen leidinggevende en medewerker(s) over vakmanschap en verandervermogen te stimuleren.
Doelstellingen bedrijfsvoering
Indicator | Doelstelling 2022 | Realisatie 2022 | |
---|---|---|---|
Personeel | |||
Mobiliteit | Interne mobiliteit: 10%. | Interne mobiliteit: 12% | |
Stages | Minimaal 250 reguliere stageplaatsen, waarvan minimaal 150 op mbo-niveau | 247 stageplaatsen gerealiseerd, waarvan 109 op MBO of VMBO-niveau. | |
Verzuim | 5,7% inclusief langdurig verzuim. | 7,7 % inclusief langdurig verzuim (voortschrijdend). | |
Organisatie | |||
Inhuur externen | Uitgavenplafond inhuur van 57,9 miljoen euro. | 64,8 miljoen euro | |
Inhuur externen | Maximaal 10% externe inhuur ten opzichte van het totale personeelsbestand t/m schaal 9 met ingang van 2022. | 8,2% | |
IPM | |||
Continuïteit en beschikbaarheid van ICT-systemen | Beschikbaarheid: de basisinfrastructuur is voor 99% beschikbaar met uitzondering van vooraf geplande werkzaamheden. | Beschikbaarheid systemen in 2022: 99,53% | |
Open data/ Open overheid | Eind 2022 hebben we 900 open datasets beschikbaar gesteld op ons Dataplatform. | 328 open datasets. Er is een kwaliteitsslag gemaakt door betere ordening van huidige datasets en opschoning van gedateerde dataset, op basis van wensen en behoeften van gebruikers van ons Utrechtse open data platform, feitelijk hebben we meer dan 900 open datasets gerealiseerd op basis van de ‘oude ordening’ van open datasets. | |
Gegevensbescherming | Voor 2022 is de doelstelling om de volwassenheid van het risicomanagementproces verder te verhogen en vast te stellen in hoeverre we certificeerbaar zijn. | De volwassenheid van het risicomanagementproces groeit door. Op basis hiervan zijn meerdere grote acties uitgezet zoals de BCM- oefeningen. | |
Financiën | |||
Tijdigheid budgetbeheer | Maximaal 3% afwijking van de kosten per programma tussen het geprognosticeerd resultaat (geraamd resultaat) bij de laatste berap en de verantwoording. | Bij acht programma’s bedraagt de afwijking meer dan 3%. | |
Juridische zaken | |||
Zorgvuldige Juridische procedure | In elke juridische procedure (bezwaar, beroep, hoger beroep) geldt dat maximaal 20% gegrond wordt verklaard. | In 2022 is 10,7% van de bezwaarschriften gegrond of gedeeltelijk gegrond verklaard. Hiermee wordt ruim voldaan aan de doelstelling van maximaal 20%. In beroep liggen de percentages anders. Daar is 23,5% van de beroepszaken gegrond verklaard. De oorzaak van het niet halen van de doelstelling van 20% is vooral te vinden in de gegronde beroepen vanwege niet tijdig beslissen op Wob/Woo-verzoeken en in het handhavingsdossier Binnenstad. | |
Verminderen beroepzaken | Tegen alle afgeronde bezwaarzaken wordt in maximaal 15% van de gevallen beroep aangetekend. | Van het aantal afgeronde bezwaarzaken is 12,3% in beroep gegaan. Hiermee wordt voldaan aan de doelstelling. | |
Afhandelen klachten | Van alle ontvangen klachten, gaan jaarlijks maximaal 10% van de klagers naar de Nationale Ombudsman. | Van de afgehandelde klachten is 0,5% van de klagers naar de Nationale ombudsman gegaan. Hiermee wordt voldaan aan de doelstelling. Overigens heeft de Nationale ombudsman in geen van de gevallen besloten tot een onderzoek. | |
Contractbeheer | We zorgen ervoor dat alle contracten in het register zijn opgenomen. | Conform het concernkader contractbeheer worden de inkoopcontracten met een begin- en einddatum geregistreerd en gearchiveerd in SAP. Ten aanzien van de niet-inkoopcontracten is de organisatie bezig dit inzicht verder op orde te krijgen. | |
Wettelijke termijn | 80% van de gevallen binnen de wettelijke termijn. | 60% van de beslissingen op bezwaar zijn binnen de wettelijke termijn genomen. De oorzaak van het niet halen van de doelstelling is met name gelegen in achterstanden die zijn opgelopen vanwege capaciteitsproblemen (inclusief externe inhuur) en toename complexiteit van zaken. | |
Inkoop | |||
Naleving inkoopregels | De omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden als gevolg van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels bedraagt maximaal 0,750 miljoen euro. | Inkoop en contractmanagement zijn belangrijke middelen om doelmatig en duurzaam bij te dragen aan een gezond Utrecht. De definitieve data ten aanzien van de rechtmatigheid over 2022 zijn pas eind maart 2023 bekend. | |
Plaatsingen Social return on Investment | 800 plaatsingen en 0,1 miljoen euro omzet bij sociale ondernemers. | Tot en met 13-12-2022 zijn de volgende resultaten behaald: -911 plaatsingen | |
Circulair inkopen | 33% van het aanbestedingsvolume is circulair. | In totaal was 41% van het aanbestedingsvolume circulair. | |
Maatschappelijk verantwoord inkopen | % aanbesteed per ambitieniveau (1-3) | In totaal had 79% van het aanbesteed volume het hoogste ambitieniveau namelijk niveau 3. Ambitieniveau 3 houdt in vooruitstrevend. Op dit moment is het nog niet mogelijk om te rapporteren over de specifieke uitkomsten. Dit staat als ambitie voor 2023. |
Verplichte BBV indicatoren (was onderdeel bedrijfsvoering)
Om een eenduidig beeld te vormen over de beleidsresultaten van de gemeente en gemeenten onderling te kunnen vergelijken, zijn er een aantal wettelijke verplichte indicatoren bij de programma’s opgenomen. Dit zijn onderstaande indicatoren:
Indicator | Eenheid | Waarde 2022 |
---|---|---|
Formatie | Fte per 1.000 inwoners | 13,10 fte |
Bezetting | Fte per 1.000 inwoners | 13,18 fte |
Apparaatskosten | Kosten per inwoner | 1.364 euro |
Externe inhuur | Kosten in % van de totale loonsom + totale kosten externe inhuur | 15,3% |
Overhead | % van de totale lasten | 12,0% |